【もう忘れない】幼稚園プリントの管理と予定登録をAIに任せた方法

幼稚園から届くプリント、どこに置いたか分からなくなったことはありませんか。

うちは子どもが4人いるので、園だよりや行事のお知らせが毎月まとまって入ってきます。

冷蔵庫に貼っても、次の紙が上に重なって見なくなりました。

そこで、プリントの整理をAIに任せることにしました。

今はスマホで写真を1枚撮って、AIに「整理して」と打つだけです。

カレンダーへの登録も、ファイルの保存も、妻への共有も、そこで終わります。

この記事では、AIを触ったことがない人でも同じことができるよう、うちの手順をそのまま書きます。

読み終わるころには、今日届いた1枚をどう処理すればいいかが分かります。

プリントがたまる3つの理由

プリントがたまるのは、片づけが下手だからではありません。

紙のまま持っていると、見る場所と、予定を入れる場所が別々になるからです。

うちも冷蔵庫、ダイニングの棚、カバンの中と、置き場所が3つに散っていました。

• 見る場所と予定を入れる場所が違う
• 予定を入れる作業が後回しになる
• 夫婦のどちらかしか内容を知らない

まずは、たまる仕組みのほうを見てみます。

冷蔵庫に貼っても見なくなる

紙を貼った直後は、たしかに目に入ります。

ところが3日もすると、そこにあるのが当たり前になって見えなくなりました。

次のプリントが上に重なると、下の紙は存在ごと忘れます。

予定を入れるのが後回しになる

プリントを見た瞬間は「あとでカレンダーに入れよう」と思います。

でも子どもを寝かしつけたあとには、その気持ちは残っていません。

うちの場合、思ってから入れるまでに平均3日かかっていました。

• 紙を探す
• スマホを出す
• カレンダーを開く
• 日付と時間と持ち物を打ち込む

後回しになるのは意思の弱さではなく、手順が4つもあるからです。

夫婦のどちらかしか知らない

プリントを受け取るのは、その日に送迎した側です。

妻が受け取った紙の内容を、私は知らないままでした。

結果として、同じ予定を2回聞き合うという無駄が生まれます。

• 受け取った側しか内容を知らない
• 確認のたびに会話が発生する
• どちらも覚えていない日が出てくる

AIを使う前に準備する物

準備するのは、Googleの無料サービスとAIアプリの2種類です。

Googleの側はすべて無料で、お金がかかるのはAIの月額だけになります。

最初にそろえておけば、次回からは写真を撮るだけで済みました。

1つずつ説明します。

Googleの無料サービス3つ

必要なのはGoogleアカウント、Googleカレンダー、Googleドライブの3つです。

スマホでGmailを使っていれば、アカウントはもう持っています。

ドライブは無料で15ギガバイトまで使えて、プリントのPDFなら何千枚も入ります。

AIアプリと料金の目安

AIは、ClaudeかChatGPTのどちらかを使います。

うちはClaudeで、パソコン用アプリの中にある「Claude Code」という画面からカレンダーとドライブをつないでいます。

写真を読むだけなら無料でもできますが、カレンダーやドライブとつなぐには有料プランが必要です。

為替と値段の改定で変わるので、申し込む前に公式サイトの金額を見てください。

最初の設定は15分

最初だけ、つなぐ作業があります。

うちはこの設定に15分かかりました。

一度やれば、そのあとは触りません。

1. Googleカレンダーに「幼稚園の行事」という名前のカレンダーを作り、妻を共有相手に入れる
2. Googleドライブに「こどもプリント」というフォルダを作り、妻を共有相手に入れる
3. AIアプリをパソコンに入れて、設定画面からGoogleカレンダーとドライブを「接続」する
4. AIに担当の名前をつけて、やってほしいことを一度だけ説明する（うちは「佐藤さん」）

4つ目が大事で、ここで説明した内容をAIが覚えるので、次からは短い一言で動きます。

プリントを読ませる手順

ここからが毎回の作業です。

やることは写真を1枚撮って、AIに一言そえて渡すだけになります。

慣れると2分もかかりません。

時間の目安つきで、毎回の流れを書きます。

1. プリントを机に置いて、真上から1枚撮る（10秒）
2. 写真をAIに送って「プリント整理して」と打つ（20秒）
3. AIがカレンダー登録・PDF保存・妻への共有をまとめて行う（1分ほど待つ）
4. 完了の報告を読んで、曜日を1つだけ確かめる（30秒）

それぞれのコツを書きます。

真上から1枚で撮る

プリントは机に置いて、真上から撮ります。

斜めから撮ると文字がゆがんで、日付を読み間違えるからです。

うちは影が入らないよう、体を少し横にずらして撮っています。

手で持つとぶれる人は、スマホを真上で固定できるスタンドを使うと楽になります。

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頼み方は決まった言葉で

うちが実際に打っている言葉を、そのまま載せます。

最初の設定で仕事の内容を説明してあるので、毎回は一言で済むようになりました。

言葉を固定すると、返ってくる結果も毎回同じ形になります。

設定のときに一度だけ渡した説明も、下にそのまま載せておきます。

この文をスマホのメモにも保存しておくと、AIを乗り換えたときにも使い回せます。

曜日で読み間違いを見つける

AIが間違えるとしたら、多くは年の取り違えです。

園のプリントは「令和8年度」のような書き方が多く、西暦に直すときにずれます。

見つけ方は簡単で、プリントに書いてある曜日と、カレンダーの曜日を1つだけ照らすだけです。

1件合っていれば、残りも合っています。

予定をカレンダーに入れる

カレンダーに入れる目的は、家族が同じ画面を見られるようにすることです。

入れ方をそろえておくと、あとで見た人が迷いません。

うちが決めているのは3つのルールです。

• 園の予定は専用カレンダーに入れる
• 詳細欄に時間と持ち物を書く
• 変更は書き換えて経緯を残す

順に説明します。

家族の予定と分けて入れる

園の予定は、園専用のカレンダーにだけ入れます。

仕事の予定と混ざると、月の画面が真っ黒になって読めなくなるからです。

色も変えていて、うちは園の予定だけを灰色にしました。

詳細欄に時間と持ち物を書く

予定の名前だけでは、当日の朝に困ります。

「遠足」とだけ書いてあっても、お弁当がいるかどうかは分からないからです。

だからAIには、説明欄に時間と持ち物を足すところまで頼んでいます。

変更は書き換えて経緯を残す

園の行事は、雨や都合でよく日程が変わります。

新しい予定を足すだけだと、古いほうが残って二重になります。

うちは元の予定を書き換えて、説明欄に「◯月◯日から変更」と残すやり方にしました。

こうしておくと、妻が見たときに変更があったこと自体に気づけます。

登録する予定の決め方

ここがいちばん大事なところです。

プリントに載っている行事を全部入れると、カレンダーが埋まって本当に必要な日が見えなくなります。

うちは最初にそれをやって、1か月で見なくなりました。

今の基準を書きます。

親が動く日だけ入れる

基準は「その日、親が何かするか」の1つだけです。

親が動かない日は、カレンダーに入っていても行動が変わらないからです。

逆に言うと、持ち物がいる日と、送迎の時間が変わる日は必ず入れます。

• 参観や運動会など親が行く日
• お弁当や体操服がいる日
• 送迎の時間が変わる日
• 園だけの休みの日

祝日と毎週の教室は入れない

国の祝日は入れません。

スマホのカレンダーに最初から入っているので、二重になるだけだからです。

毎週ある体操教室や音楽教室も、毎週あるものは予定ではなく日常なので入れません。

この2つを外すだけで、画面がかなり見やすくなりました。

迷った日は入れて後で消す

親向けか園内だけかが分からない行事も出てきます。

そこで悩むと手が止まるので、迷ったら入れることにしました。

入れた予定を消すのは10秒ですが、入れ忘れた予定は当日まで気づけません。

保存と家族への共有

カレンダーに入れたら、紙そのものも残します。

あとから持ち物の細かい指定や集金の金額を見返したくなることがあるからです。

うちは写真をPDFにして、共有フォルダに入れています。

• 名前は年月と内容で決め打ちにする
• 写真はPDFにして軽くする
• フォルダごと家族に共有する

ここまでやると、紙は捨てられます。

名前は年月と内容で決め打ち

ファイルの名前は「園名 年月 内容」の順に統一しました。

検索するとき、頭から順に打てば見つかるからです。

名前を決め打ちにすると、中身を開かなくても何の紙か分かります。

写真はPDFにして軽くする

スマホの写真はそのままだと重く、開くのに時間がかかります。

うちは横幅を少し縮めてからPDFに変えました。

目安は1枚500キロバイト前後で、文字はしっかり読めます。

読めないほど粗くなったら、縮めすぎなので撮り直します。

フォルダごと妻に共有する

ファイルを1枚ずつ送るのはやめました。

送り忘れが必ず出るからです。

今はフォルダごと共有して、そこに入れれば自動で見られる状態にしています。

AI管理のよくある質問

ここでは、私が始める前に不安だったことをまとめます。

答えはすべてうちで試した結果で、正解を示すものではありません。

同じところで止まっている方の参考になればうれしいです。

無料でできますか

うちは無料の範囲から始めました。

AIアプリもカレンダーもドライブも、無料で使える枠があります。

月に何十枚も読ませるようになってから、有料に切り替えました。

AIを触ったことがなくてもできますか

できます。

必要なのは、写真を送って日本語で頼むことだけだからです。

最初の1回だけ手順を確かめれば、2回目からは文章を貼るだけになります。

個人情報をAIに渡して大丈夫ですか

うちが決めたのは、子どもの名前が写っている紙は名前を隠してから撮ることです。

園だよりや行事予定は名前が載っていないので、そのまま渡しています。

心配な場合は、日付と行事名だけを自分で打って渡す方法もあります。

読み間違いはありませんか

あります。

多いのは年の取り違えで、和暦を西暦に直すときに起きました。

だから登録のあと、曜日を1つだけ照らして確かめています。

紙のプリントは捨てていいですか

うちは保存が終わった時点で捨てる決まりにしました。

提出物や返信が必要な紙だけは、提出まで残しておきます。

捨てる前に、フォルダに入っているかを一度だけ見ます。

妻がAIを使えなくても回りますか

回ります。

妻が使うのはカレンダーとフォルダだけで、AIには触りません。

AIを触るのは、プリントを撮った人ひとりで足ります。

プリント1枚から始める

幼稚園のプリント管理は、仕組みを作れば毎回1分で終わります。

うちは写真を1枚撮ってAIに渡すだけにしたことで、予定の入れ忘れがなくなりました。

最初から全部そろえる必要はありません。

まずは今日届いた1枚を、机に置いて上から撮ってみてください。

それだけで、来週の持ち物を朝に慌てて探すことがなくなります。

うちの他の工夫は、プロフィールにまとめています。

「うちはこうしている」という工夫があれば、お問い合わせからぜひ教えてください。